Cerimonial e Eventos

DEFINIÇÃO
Trata-se do conjunto de normais estabelecidas com a finalidade de ordenar, corretamente, o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que necessite de formalização, ou seja, incluir procedimentos que os profissionais de cerimonial seguem durante a organização e a realização de atos públicos ou não.
Também pode ser considerado como um conjunto de formalidade de um ato público que envolve precedência, indumentária, elementos sígnicos e ritual.
Mas, no mundo de hoje, onde vivemos uma sociedade do espetáculo, cada vez mais esta\mos diante de uma questão de IMAGEM.
É importante conhecer a diferença entre cerimonial, protocolo e etiqueta.

Cerimonial é a sequência de um evento.
Protocolo é o que regula o cerimonial.
Etiqueta é o comportamento das pessoas.

Gilda Fleury, cerimonialista e autora de vários livros sobre o tema afirma: ” Sempre ouvi dizer que ‘cerimonial é bom senso’. Até aceitava, pois sem bom senso não se planeja ou organiza nada, mas concluí que cerimonial é mais do que isso: são decretos, leis, normas e regras que influem diretamente na organização de um evento, na qual planjeamento, coordenação e organização formam o tripé para a otimização dos resultados”.
Cerimonial público é um conjunto de fomralidades praticadas em um ato solene e sua correta aplicação amplia o sucesso obtido nas relações profissionais e interpessoais, refletindo a boa imagem de dirigentes e das institguições perante a sociedade.

ORIGEM E EVOLUÇÃO

Estudando a história das civilizações antigas, observa-se que o cerimonial já era regulamentado e praticado rigidamente pelos povos, de acordo com os hábitos e costumes de cada época. Chineses, romanos e franceses se destacavam na realização de grandes rituais em comemorações de bodas, torneios de arqueiro, maioridade de jovens, funerais e banquetes, entre outros.
Os chineses, no Século XII a.C, escreveram três obras que são praticamente o primeiro registro sistematizado de regras de cerimonial. Essas regras traduziam o profundo sentimento ético, o respeito mútuo, a dignidade, a obediência às leis e aos costumes, para compreender muitos aspectos da cultura chinesa e verificar as principais contribuições transmitidas para a cultura ocidental.

FUNÇÕES DO CERIMONIAL

O cerimonial tem, dentre suas funções, a preocupação em aplicar a disciplina de precedências, mas cumpre outros objetivos de categorias distintas e mais abrangentes no tocante ao planejamento de: discurso, lugares de honra, placas comemorativas ou alusivas, bandeiras, hinos, filas de cumprimentos, visita de delegações, visita de autoridades, benção e instalações; jantares e almoços; condecorações, congressos e etc.
É importante diferenciarmos Chefe de Cerimonial (o que coordenado o cerimonial, o evento) e Mestre de Cerimônias (o que apresenta o evento).
O cerimonial configura-se numa verdadeira ferramenta de mídia, auxiliando na fixação da imagem institucional. Assim sendo, o cerimonial é entendido como uma atividade de comunicação e imagem, uma vez que trabalha com a representação dinâmica da instituição, bem como a de suas autoridades.
O embaixador Augusto Estelita Lins, um dos maiores estudiosos de cerimonial e ex-chefe do cerimonial do Palácio Itamaraty, classifica as funções do cerimonial da seguinte forma:
a) função ritual: além das precedências, os gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos do poder;
b) função semiológica: linguagem formal, linguagem internacional e diplomática, tratamento e fórmulas de cortesia, redação e expressão oficial e diplomática.
c) função legislativa: codificação de regras e preceitos em normas de protocolo e cerimonial, nos planos interno e externo.
d) função pedagógica: ensino de civilização e cultura.
e) função gratuita: hedonismo, frivolidade, atividade lúdica que pode chegar à disfunção e etiqueta.
As normas são regulamentadas pelo Decreto 70.274, de 9 de março de 1972.
Competências do Cerimonial:
a) manter articulação com o cerimonial dos governos federal, estadual e municipal, quando for o caso, para melhor estrutura de um evento que envolva autoridade pública.
b) organizar os atos solenes ou festas públicas, além de visitas de autoridades ou personalidades.
c) organizar a estadia e programação de uma autoridade que visita a cidade, a empresa, a instituição.
d) Coordenar o cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e distribuir as atribuições de cada um.
e) Manter articulação com o Ministério das Relações Exteriores em casos de eventos com autoridades em visita oficial.
f) Cuidar de toda a correspondência que envolve o evento.
g) Organizar a mesa de honra ou palanque da solenidade.
h) Acionar todos os serviços necessários para o sucesso do evento, com a devida antecedência.
SÍMBOLOS NACIONAIS
Segundo Aurélio Buarque de Holanda, símbolos são representações num determinado contexto de algo abstrato ou ausente.
Vollner afirma que “uma marca nasce como sinal de uma instituição e surge sem conhecimento do público. A ela se dá uma significação, uma conatação e, depois de um certo tempo, este sinal se cristaliza e se transforma em um emblema, que é o estágio da marca quando ela atinge o domínio público” www.exercito.gov.br/instituicao/bandeira

1- BANDEIRA NACIONAL
A bandeira nacional poderá ser usada, segundo decreto e legislação complementar que tratam do assunto, nas seguintes situações:
a) Em todas as manifestações do sentido patriótico dos brasileiros em caráter oficial ou particular;
b) Hasteadas em mastros ou adriças, nos edifícios públicos ou particulares, templos, campos de esporte, escritórios, salas de aula, auditório, embarcações; ruas, praças, em qualquer lugar que lhe seja dado o devido respeito;
c) Conduzida por aeronaves ou balões, aplicada sobre paredes ou presa a um cabo horizontal ligando edifícios, árvores, postes ou mastros; reproduzida sobre paredes, tetos e vidraças;
d) Compondo comoutras bandeiras panóplias, escudos ou peças semelhantes;
e) Conduzida em formaturas, desfiles ou mesmo individualmente;
f) Distendida sobre caixões até o momento do sepultamento.
As bandeiras de outras nações, hasteadas ao lado da Bandeira Nacional, distribuem-se de acordo com a ordem alfabética, na língua oficial do país onde está sendo realizada a cerimônia, ou quando se tratar de evento realizado por organismos internacionais (ONU, OEA, FIFA) pelo idioma oficial das mesmas.
A ordem de precedência das bandeiras é definida por lei:
a) Bandeira Nacional e do Estado: nacional à direita e do Estado à esquerda;
b) Bandeira Nacional, Estado e Município: nacional ao centro, Estado à direita e Município à esquerda;
c) Bandeira Nacional, Estado, Município e Universidade: Nacional ao centro, mais à direita; Estado à esquerda da Nacional, dividindo as duas o centro; Município à direita e Universidade à esquerda, ao lado da bandeira do Estado.
São consideradas manifestações de desrespeito à Bandeira Nacional, por lei:
a) Apresentá-la em mau estado de conservação;
b) Mudar-lhe a forma, as cores, as propo~rções, o distico ou acrescentar-lhe outras inscrições;
d) Usá-la como pano de boca, guarnição de mesa, revestimento de tribuna ou como cobertura de placas, retratos, painéis ou monumentos a inaugurar;
A Bandeira Nacional estará permanentemente no topo de um mastro especial plantado na Praça dos TRês Poderes, em Brasília, como símbolo perene da Pátria e sob a guarda do povo brasileiro. A substituição dessa bandeira será feita com solenidade especial, no primeiro domingo de cada mês, devendo o novo exemplar atingir o topo do mastro antes que o que será substituído comece a descer.
A Bandeira Nacional pode ser hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite. Normalmente se faz às 8 horas e às 18 horas, respectivamente. Casa a Bandeira Nacional fique hasteada durante a noite, deve ser devidamente iluminada.
Quando a Bandeira Nacional é hasteada ao lado de outros, em território nacional, ela deve ser a primeira a chegar ao topo e a última a ser arriada;
Quando em luto oficial, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada até o topo e arriada a meio mastro, permanecendo a meio mastro. Quando em desfile, em dia de luto, um laço preto, na ponta da lança indica o luto. Se om luto for estadual ou municipal, a Bandeira Nacional permanece no topo.
A Bandeira Nacional ocupa sempre lugar de honra.
Outras observações importantes sobre a Bandeira Nacional e demais bandeiras:
a) Quando tivermos várias bandeiras de Estados, elas são organizadas pelo ordem de fundação do Estado, exceto o que for anfitrião (quando for o caso);
b) Bandeiras de vários países segue-se a ordem alfabética, pelo idioma oficial;
c) Quando composta com a bandeira do Estado anfitrião e de outros países, sobe a bandeira do país visitante de primeira letra alfabética; em segundo lugar, sobe a do Estado anfitrião. Depois os outros países por ordem alfabética.
d) Em locais fechados deve estar sempre acima da cabeça dos que compõem a mesa;
e) Pode ser colocada na mesa em panóplias, desde que não atraplhe a visão do público em relação aos que compõem a mesa;
f) Em plenária, a posição ideal da bandeira é atrás da mesa ou à direita da mesa principal;
g) Nenhuma bandeira de outra nação pode ser usada sem que a Nacional seja de igual tamanho ou maior, salvo nas sedes das Embaixadas e Consualdos;

2- HINO NACIONAL
O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e poema de Joaquim Osório Duque Estrada. O hino é parte integrante de uma solenidade e respeita a legislação federal. Deve ser executado com o público de pé, em silêncio, em postura respeitosa.
Antigamente a lei dizia que não deveria ser aplaudido, mas hoje isso caiu definitvamente. Nos casos de execução instrumental pode ser tocada somente a primeira parte. Se for vocal, obrigatoriamente as duas partes do poema.
Nas cerimônias que se tiver que executar um hino nacional de outro país, ele deve vir antes do Nacional, por uma questão de cortesia. Assim funciona nas competições esportivas. O time considerado mandante tem seu hino tocado por último.
Em caso de execução de hino de algum Estado, da cidade, clube, empresa, deve ser sempre depois do Hino Nacional. A prrecedência de países, Estados e cidades é sempre a mesma.

3- ARMAS NACIONAIS
Arma é o brasão, é o símbolo correspondente aos entes da Federação. A legislação federal prevê o uso das Armas Nacionais como sendo obrigatório, dentre outros, nos edifícios-sede da prefeitura e câmaras municipais, em instituições públicas de ensino. O brasão da República tem todo um simbolismo e deve fazer parte de documentos específicos das repartições públicas, como ofícios enttre autoridades.

4- SELO NACIONAL
Foi instituído para autenticar todos os atos do Governo e também diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou aqueles devidamente reconhecidos.

MESTRE DE CERIMÔNIAS

O mestre de cerimônias atua como interlocutor. O surgimento da função tem registro histórico em tempos da transposição da História para a Pré-História.

China, Japão e Coréia – torneios de arco e flecha: o mestre de cerimônias anunciava os cavaleiros, arqueiros e autoridades.
Grécia/Roma: anfiteatros, aerópago (vestia-se impecavelmente, bem penteado, com adereços, etc). Nos palácios exigia-se inteligência, cultura, postura, discernimento, empostação de voz, além de bom senso).
Mundo Antigo – anunciador, trombeteiros: o mestre de cerimônias abria espaços, chamava a atenção do povo para a passagem da comitiva com as autoridades.
Idade Média: famílias feudais, palácios senhoriais: o mestre de cerimônias fazia pare dos serviços da corte, tendo salário, casa, comida, roupas e era uma pessoa de estrita confiança.

Por um bom tempo, quem presidia também conduzia a cerimônia. Anunciava homenagens, dando a palavra a outros e etc. O incoveniente era que nem sempre a autoridade que presidia tinha conhecimento e habilidade para dirigir o evento sem atropelos.
Hoje não se cogita a possibilidade de uma solenidade formal sem a condução de um mestre de cerimônias. Ele pode até acumular a função de chefe de cerimonial também, embora não seja a melhor opção. Ele é quem conduz o evento. Ele dá o tom. Não há problema em ser uma dupla de apresentadores do evento.

O mestre de cerimônias não se apresenta, não pede aplausos, não aplaude e não deve, nunca, confundir seu papel com o de um animador. Ele não passa a palavra. Ele anuncia que vai falar.
A tonalidade da locu~ção varia de acordo com o tipo de evento e o momento.

O perfil do mestre de cerimônias deve atender aos seguintes pré-requisitos:
a) ter bom conhecimento de normas de cerimonial público;
b) ter boa dicção e boa voz;
c) facilidade para o improviso
d) ter segurança e conhecer bem os passos do evento, não deixando transparecer quando algo está errado;
e) ser cuidadoso com a aparência;
f) ter discrição e sobriedade;
g) conferir tudo o que foi planejado;
h) não chamar a atenção para si;
i) não gesticular e não alterar a voz;
j) ler e reler o texto com antecedência;
l) treinar antes e tirar dúvidas sobre pronúncias;
m) ser sereno e possuir bom vocabulário;

Qualidades que devem fazer parte do perfil do Mestre de Cerimônias
a) memória
b) habilidade
c) inspiração
d) criatividade
e) entusiasmo
f) observação
g) ritmo e voz
h) vocabulário
i) naturalidade
j) improviso

RECEPÇÃO

 primeira parte de uma cerimônia é a recepção aos convidados e autoridades. Uma questão que nem sempre tem merecido a atenção dos organizadores de eventos que, com isso, perdem uma grande oportunidade de iniciar a boa construção da imagem do evento.
O anfitrião deve, sempre que possível, estar na entrada do local para receber seus convidados. Em grandes cerimônias há a necessidade da equipe de recepcionistas, que são profissionais que não estão atuando como enfeites na entrada do evento. Elas tem uma função estratégica. Elas são agentes de informação para o público e para a organização do evento.. Indicam lugares, espaços, informam, anotam presenças e etc.
Nos aeroportos, a recepção ao Presidente da República ou a um chefe de Estado é feita sempre pelos chefes de Poderes da Unidade da Federação visitada e pelo prefeito do município. A recepção ao Governador é feita pelos chefes dos Poderes do Município. Poderão participar da fila de cumprimentos, os secretários, deputados, vereadores, e presidente de órgãos ou empresas a serem visitadas ou inauguradas, de acordo com a orientação do cerimonial.
A fila de cumprimentos será formada pelo cerimonial da Presidência ou do Governo Estadual (conforme o caso), em ordem de precedência. Logo após a ala militar, levando-se em consideração as condições do aeroporto e o número de convidados. Haverá situação em que essa fila será restrita.
Após o toque de continência, o Governador (se visita de Chefe de Estado) ou o Prefeito (se visita do Governador) adiantar-se-á e cumprimentará o visitante, passando, em seguida, a apresentar as autoridades presentes. As mesmas pessoas que formarem a fila de cumprimentos na chegada do visitante deverão compor, em ordem inversa, a fila de despedida, de modo que o anfitrião acompanhará o visitante até a área militar, sendo o último a despedir-se.

PRECEDÊNCIA

a) Conceito
Ordem de precedência é a ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida em que se determina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do Estado, de um organismo ou de um grupo social. A precedência existem em todas as partes e muitas foram escritas, até mesmo na família. No momento, vigora ainda no Brasil, o decreto nº 70.274, de março de 1972 e suas alterações foram feitas no decreto nº 83.186, definindo as Nomas do Cerimonial e a Ordem de Precedência. “A precedência é o ponto crucial e a base do cerimonial. É reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre a outra, e tem sido, desde os tempos mais antigos, e em todas as partes, motivo de normas escritas, cuja falta de acatamento provoca problemas” – Blanco Vilhata em Cerimonial em Las Relaciones Publicas (1981- Buenos Aires- Argentina). A precedência vem disciplinar a disputa do e pelo poder.

b) Prerrogativas da autoridade que preside uma solenidade

– Pode ser a última a chegar ao local (salvo se for o anfitrião)
– Senta-se ao centro da mesa (em caso de número ímpar de cadeiras) ou à direita do centro (se o número for par)
– Abre e encerra os trabalhos, se for conduzi-los
– Fala por último, se houver pronunciamentos. Excepcionalmente, sempre que outros compromissos exigirem que o presidente da solenidade participe somente do início ou parte do ato, ele poderá pronunciar-se quando da abertura da cerimônia. O mestre de cerimônia deve fazer o esclarecimento.

c) Situações de precedência
– O mais velho tem precedência sobre o mais novo quando ocupadas as funções no mesmo escalão.
– Mulheres têm precedência sobre os homens quando ocupadas funções do mesmo escalão.
– Primeira Dama ou Marido da autoridade maior não entram na precedência, segundo o texto legal.

d) Precedência nos Estados
– Segue a ordem dr criação dos Estados. Lembre-se sempre da precedência do anfitrião.
– O Distrito Federal virá sempre ao final, menos quando for o anfitrião.
– Sequência: Bahia, Rio de Janeiro, Maranhão, Pará, Pernambuco, São Paulo, Minas Gerais, Goiás, Mato Grosso, Rio Grande do Sul, Ceará, Paraíba, Espírito Santo, Piaui, Rio Grande do Norte, Santa Catarina, Alagoas, Sergipe, Amazonas, Paraná, Acre, Mato Grosso do Sul, Rondônia, Tocantins, Amapá, Roraima e Distrito Federal.

e) Precedência entre países
– Além de observar quem é o anfitrião, você deve seguir a ordem alfabética em inglês, em caso de eventos internacionais (abertura de olimpíada, por exemplo). Se for um evento local, com participação internacional, pode-se adotar a ordem alfabética da língua do anfitrião.

f) Precedência entre cidades
– Segue-se a ordem alfabética ou a de data de criação. A primeira é mais utilizada. Aqui, como veremos mais à frente, pode-se adotar o esquema de poder econômico do município.

g) Precedência nas Forças Armadas
– Entre as forças armadas a precedência segue a ordem de criação das armas: Marinha, Exército e Aeronáutica.
– O regulamento de continências, honras, sinais de respeito e cerimonial militar está no decreto 2.243, de 3 de junho de 1997, onde define a precedência de cada uma, de acordo com a prerrogativa de cada militar, posto e graduação.
– As polícias militares estaduais são consideradas corpo auxiliar das Forças Armadas, tendo sua precedência logo depois da aeronáutica.
– Podemos incluir aqui também a Polícia Federal, Civil e Guarda Municipal.
– Lembrando que, além da precedência das forças, ou acima delas, está a patente da autoridade.

h) Precedência do Corpo Diplomático
– O Congresso de Viena, em 1815, é a base da estrutura de toda a diplomacia atual, onde prevalece a precedência dos representantes diplomáticos em razão da data de chegada ao país. A data da apresentação de suas credenciais.
– A Santa Sé (Vaticano) tem precedência sobre todos os demais países.
– Quando o Chefe da Missão Diplomática é substituído, o sucessor não permanece na mesma ordem de precedência, desloca-se para o final da lista.
– O site do ministério das relações exteriores apresenta sempre a lista atualizada.

i) Precedência em Conselhos Profissionais
– Ordens e conselhos, órgãos oficiais criados para regulamentar e fiscalizar o exercício profissional têm sua precedência estabelecida pela ordem de constituição. O presidente do conselho federal tem precedência sobre o do colegiado regional. Os novos conselhos e ordens que forem sendo criados vão entrando n fila de precedência.
– Ordem dos Advogados do Brasil; Conselho de Engenharia, Arquitetura e Agronomia; Conselho de Contabilidade; Conselho de Economia, Conselho de Química, Conselho de Assistentes Sociais; Conselho de Medicina; Conselho de Farmácia e etc.

j) Precedência em Tapetes de Cumprimentos
– Os tapetes de cumprimentos são utilizados para reverenciar anfitriões, convidados especiais e homenageados no momento dos cumprimentos. São organizados da seguinte forma:
-As filas devem ser formadas da esquerda para a direita;
– a precedência é do anfitrião, seguido da esposa do convidado especial ou homenageado.

k) Observações sobre eventos com a presença do Presidente da República:
– O Presidente só não preside no Senado e no Supremo.
– Quando o Presidente da República se fizer representar em solenidades e cerimônias, o lugar que compete ao seu representante é à direita da autoridade que presidir.
– Primeiro se anuncia o cargo e depois o nome.
– Jantar e almoço não tem representação.

l) Precedência nos hinos
– O Hino de um país estrangeiro, por questão de gentileza, sempre é executado antes do Hino Nacional.
– Se for executado o hino de um Estado ou cidade, ele vem depois do Hino Nacional.
– Havendo mais de um hino estrangeiro ou de um Estado, segue-se a orientação acima, mas com a precedência entre os hinos estrangeiros e do Estado seguindo as normas de precedência. (ordem alfabética, no primeiro caso e data de criação, no segundo).

m) Precedência em Refeições
1- Serviço à Francesa
. A precedência – primeiro a ser servido – é do convidado especial, ficando os anfitriões por último.
. Inicia-se pela primeira senhora, sentada à direita do anfitrião, seguem-se todas as senhoras e, por último, a anfitriã;
. Em seguida, começa-se pelo convidado sentado à direita da anfitriã, seguem-se todos os senhores, e, por último, o anfitrião.
. Aguarda-se a anfitriã iniciar sua refeição;
. Exceção feita quando a anfitriã convida a todos para que iniciem suas refeições

2- Serviço à Inglesa
. Determina que os anfitriões sejam servidos primeiro;
. Após a anfitriã, todas as senhoras são servidas;
. Segue-se pelo anfitrião, antes de todos os os convidados;
. Aguarda-se o último ser servido para se iniciar;
. Essa é uma forma de precedência menos usada.

PRERROGATIVAS DA AUTORIDADE QUE PRESIDE UMA SOLENIDADE

A autoridade que preside uma solenidade tem as seguintes prerrogativas:
1- Pode ser a última a chegar ao local (salvo se for o anfitrião);
2- Senta-se ao centro da mesa (havendo número ímpar de componentes, ou à direita do centro, se o número for par;
3- Abre e encerra os trabalhos, se for conduzi-los;
4- Fala por último, se houver pronunciamentos.

RECEPCIONISTAS

Devem ser treinadas para a função. Sua atuação é decisiva e há quem diga que elas são uma prévia do que será o evento. Devem utilizar traje adequado às condições do clima no evento. Devem ser cordiais, simpáticas, mas sérias e distantes. Maquiadas sobriamente.
Não devem abandonar seu posto em hipótese alguma, a não ser por uma razão justa e com a devida substituição.
Quando o evento exigir que fiquem longo tempo em pé, orientá-las sobre a posição correta (dança com os pés e encosto). Devem falar somente o necessário entre a equipe. Chicletes e cigarro nem pensar.
Não devem comer e beber durante o trabalho. Entenda-se como trabalho, inclusive, os momentos finais de confraternização dos convidados. Deve haver um lugar reservado para a equipe de cerimonial onde pode ser montada uma mesa de comida e bebida para a equipe.

CONVITE

O convite provoca a primeira impressão a respeito do evento para o qual você está sendo convidado. Ele já dá as primeiras pistas do que será o evento.
O convite deve atender às seguintes características:
a) claro;
b) objetivo;
c) informativo;
d) elegante e limpo;
e) sem erros de grafia;
f) tratamento correto;;
g) endereçamento correto;
h) causar expectativa.

A escolha do convite será feita de acordo com o tipo de cerimônia que se pretende organizar. Pode ser:
a) impresso: mais usual e, embora a criatividade do layout possa contribuir para causar expectativa nos convidados, deve-se tomar todo cuidado para não descaracterizar o convite. Nesse caso, a opção pelo tracional corre menos risco.
b) semi-impresso: que pode vir com espaço em branco para a colocação do nome do convidado ou até mesmo para colocação do nome do convidado e outras informações como hora, local e data. (isso acontece em convites padronizados, por exemplo, em empresas).
c) Carta ou ofício: Usado para convidar autoridades superiores. Deve ser feita a entrega em mãos, de preferência.
d) Por telefone, email, faz, comunidades virtuais: quando o tempo não permite, quando se quer dar grande visibilidade ao evento, quando houver informalidade e não restrição ao número de convidados.

Todo convite deve conter algumas informações essenciais, de acordo com o evento:
a) Pessoa ou entidade que convida:
b) motivo do evento;
c) data, horário e local;
d) traje (adequado à característica do evento;
e) Nome do convidado e senhora para recepção com número limitado de convidados;
f) indicar a presença de alta autoridade (Presidente, Governador ou um homenageado especial);
g) solicitar a confirmação de presença (necessário construir um infraestrutura para realizar o atendimento às confirmações);
h) solicitar a apresentação do convite;
i) anexar mapas de localização;
j) anexar cartão para estacionamento privativo.

O endereçamento dos convites formais deverá ser feito à mão. O endereçamento com etiquetas é feito para cerimônias com grande número de convidados.
A expedição ou entrega dos convites deverá ser feita com 10 dias de antecedência do evento. Casamento com até 30 dias e os informais com até três dias.
Só existem duas expressões formais para convites oficiais: honra ou satisfação. A palavra prazer nãos se usa.
Pra altas autoridades, antes do envio do convite impresso, segue um ofício com antecedência de pelo menos 30 dias (questão de agenda da autoridade). Essa presença deve ser confirmada por telefone entre os cerimoniais ou secretarias.
Quando o convite for por adesão, que tenha a taxa de adesão especificada.
Normalmente o númro de presença é calculado em cima de um terço dos convites expedidos.
Pode-se mencionar no convite a expressão”pessoal e intransferível”. Para controle, é importante elaborar uma relação, em ordem alfabética, desses convidados.

TRATAMENTO

Em 6 de março de 1992 o Manual de Redação da Presidência da República definiu os pronomes de tratamento. Os pronomes de tratamento são empregados consoante ao cargo ou posição ocupados pela autoridade.

Vossa Excelência: Presidente da República, Vice-Presidente; Ministros de Estado; Secretário Geral da Presidência; Prdourador Geral da República; Governador e Vice-Governador; Embaixadores; Secrfetários Executivos; Secretários de Estado; Prefeitos; Presidente e vice-presidente e mebros da Câmara dos Deputados e do Senado; Presidente da Câmara Municipal (somente ele); Bispo, arcebispo, núncio apostólico, patriarca.
Vossa Senhoria: Este tratamento é empregado para as demais autoridades e para os particulares.
Senhor e Senhora: pronome de tratamento dado a pessoas com as quais temos relacionamento cerimonioso e com pessoas idosas.
Vossa Santidade: Papa.
Vossa Eminência Reverendíssima: Cardeal Primaz e Cardeal
Magnífico Reitor: somente ao Reitor. O vice jamais é chamado de Magnífico. Ele é, no máximo, Reitor em exercício. O chaceler e vice-reitor tem tratamento de Vossão Excelência. Pró-reitores, diretores e professores de Vossa Senhroria.
Majestade: Imperador ou Rei.
Alteza Sereníssima: Príncipe Soberano.
Príncipe Real: Alteza Real.
Doutor: Não se trata de forma de tratamento, mas sim um título acadêmico, reservado aos profissionais que defenderam tese de doutorado. Outros profissionais devem receber o tratamento nerente à sua profissão.
Observação: Esse tratamento foi abolido, substituído por execelência. Parte-se do princpípio que toda autoridade é digna.

CONFIRMAÇÃO DE PRESENÇA

A confirmação de presença é necessária em qualquer tipo de cerimônia. Para auditórios e para cerimônias ao ar livre é preciso confirmnar a presença de autoridades ou representantes para a composição da mesa de honra ou palanque.
A confirmação de presença permite aos organizadores do evento tomarem providências (quando for o caso) de recepção em aeroportos, transporte e hospedagem.
Para recepção em alomços e jantares é necessária a confirmação de presença de todos os convidados. Possibilita a composição da mesa e assegura tranquilidade para não ocorrerem supresas desagradáveis como a faltas de lugares ou excesso de mesas desocupadas, sem falar no controle de preparo do bufftet.

CERIMONIAL UNIVERSITÁRIO

 O papel das universidades hoje é cada vez mais amplo e as relações institucionais com diversos poderes, entidades e promoções aumenta a cada dia.  É importante que o reitor(a), seus auxiliares diretos, o corpo administrativo em geral estejam capacitados a participar de eventos sem que cometam equívocos.  Isso evita situações constrangedoras ou pedidos ao cerimonial de atitudes que não são condizentes ao que se observa nas normas e protocolo.

 As universidades brasileiras têm, como base, a tradição incorporada das mais antigas instituições de ensino, com forte influência do que veio das universidades européias.  O que não impede que elas tenham algumas formas de tratar os eventos com algumas inovações, desde que não firam o princípio do bom gosto e bom senso.

POSSE E TRANSMISSÃO DE CARGO DE REITOR

Cerimônia de posse: A cerimônia de posse do Reitor acontece em Brasília, sob a presidência do Ministro da Educação. Em algumas ocasiões, o Presidente da República pode se interessar em prestigiar a posse, já que o cargo de Reitor é respeitado acadêmica e politicamente. A solenidade é simples e pode ter a presença de outros reitores de outras instituições.

A sequência é a seguinte:
a) mestre de Cerimônias cita a finalidade do evento e sita as autoridades presentes.
b) Mestre de Cerimônia passa a palavra ao Reitor que está sendo empossado.
c) Mestre de Cerimônias lê o termo de posse, que é assinado pelo Ministro e pelo Reitor empossado;
d) Mestre de Cerimônias convida o Ministro para seu pronunciamento.
Pode haver a presença do Reitor que está deixando o cargo. Neste caso, caberá ao cerimonial definir se ele falará. Caso isso ocorra, será antes da fala do Reitor que está sendo empossado.

Transmissão de cargo
É realizada na sede da instituição de ensino superior. e tem a seguinte sequência:
a) mestre de Cerimônias inicia a solenidade fala do objetivo da solenidade e lê um breve histórico da instituição;
b) anuncia a entrada do Reitor e Vice-Reitor atuais e demais membros do Conselho Superior.
c) É feita, a seguir, a composição da mesa. O Conselho Superior pode ficar nas primeiras filas ou em palanque armado atrás da mesa principal. A chamada dos conselheiros é nominal.
d) São reservados dois lugares à mesa para o futuro Reitor e seu vice.
e) Os dois que serão empossados são chamados. Normalmente entram acompanhados de um professor, um funcionário e um aluno, representantes de todos os segmentos da instituição;
f) A seguir são citadas as autoridades presentes e executado o Hino Nacional;
g) Em seguida, fala o Reitor que está saindo. Caso haja qualquer homenagem a ele, essa deve ser feita antes de seu pronunciamento.
h) Depois é lido o termo de posse e colhidas as assinaturas dos reitores (o que sai e ó que entra) Isso é feito pelo Secretário Geral da Universidade.
i) Acontece a troga de paramentos e de lugares à mesa, simbolizando a troca de poder.
j) A seguir, fala o novo Reitor. Se houver alguma homenagem a ele, deverá ser feita antes de seu pronunciamento.
l) Encerramento.

TRAJE

Solenidades terminam e a imagem fica, inclusive dos que frequentaram o evento.
Moda é variável, mas a elegância não.
Estar vestido de acordo com o evento não significa respeitar uma formalidade, mas respeitar a si mesmo e aos demais.
Charme e distinção; glamour e classe; estilo e personalidade: características que podem definir a importância do traje. Mas também deve se levar em consideração que estar vestido corretamente representa uma atitude de respeito e delicadeza para com o anfitrião, as autoridades, pela importância do cargo que a pessoa ocupa ou representação que faz.
Vestuário e moda estão ligados diretamente à história e cultura, mas também a hierarquia, à profissão e à sensualidade.
Traje de gala
Trata-se de traje solene, utilizado em banquetes e cerimônias com a presença de altas autoridades, como Chefes de Estado.
Para os homens as opções são: terno completo, casaca, fraque, smoking ou summer.
Para as mulheres: vestidos longos, suntuosos, sedas e tecidos nobres, brilhos, jóias, bolsa pequena e sapato de salto anto e meias finas.
Lembrando que as unidades militares possuem o traje de gala correspondente nos uniformes.
Social
Alguns autores consideram como correspondente o termo “passeio completo”.
Homens: usam terno escuro, camisa social clara, gravata discreta, sapatos de couro, meias combinando com o sapato ou com a calça.
Mulheres: é permitida uma maior flexibilidade em relação ao traje de gala, mas as variações limitam-se ao cumprimento dos vestidos e o uso de pantalonas de seda. Os tecidos continuam sendo nobres. Sapato alto, meias finas, bolsa tipo carteira (médio ou pequeno), jóias.

Passeio completo
Muito usado em solenidades formais à tarde e à noite, em coquetéis de lançamento de produtos, jantares, sessões não-solenes em ambientes governamentais.
Homens: passeio completo significa sempre o uso de gravata. Durante o dia é possível usar ternos claros. Como também é possível aqui o uso do blazer, desde que seja com gravata. Camisas com colorido discreto. No caso de uso do blazer, a calça deve ser de cor diferente dele. Sapatos escuros. Cuidado na combinação da meia e da gravata.

Mulheres: Taillers, saia, blazer, vestido, conjuntos, bolsas em tamanho médio, sapatos com salto; jóias ou bijuterias mais elaboradas.

Passeio
Para os homens a principal diferença é que pode ser abolida a gravata. Calças com camisas de manga curta ou comprida, blazer, casacos esporte.
Para as mulheres: conjuntos; calça comprida, saia, blusa, vestidos menos formais.

Esporte
Menos formal. Não confundir com o traje esportivo.
Homens: camisa sem gravata, jaquetas, malhas, moletons, sapatos.
Mulheres: saias, calça comprida, sandálias mais fechadas ou sapato baixo.

Decoração
A decoração de um evento mostra o gosto e status de quem o organizou. é o cartão de visitas do evento. Dependendo da solenidade, a decoração segue as normas do protocolo.
A partir do reconhecimento do local e levando-se em consideração a natureza da cerimônia, pode-se definir o que, quando e onde será utilizado para a decoração do ambiente.
Na maioria das vezes são utilizadas plantas e flores. Os arranjos de mesa devem ser discretos e baixos para não obstruírem a visão da platéia e dos componentes da mesa.

Copos e jarras
a) Se em casa você não toma água em copo de papel ou plástico, porque numa solenidade faria isso. Copos e jarras devem ser de vidro ou cristal.
b) Não se usa servir água em garrafas plásticas, muito menos nos copinhos pequenos de água em plástico;
c) Algumas autoridades políticas, quando em visita de Estado, por medida de segurança, exigem que a garrafa de água seja aberta na hora de ser servida;
d) Os copos ficam dispostos na direção da mão direita de cada pessoa e a garrafa a direita destes;
e) O garçom deve repor a água nos copos sempre por trás de cada pessoa, pelo lado direito.
f) Não se serve água para o mestre de cerimônias no púlpito.

Toalhas
a) Além de enfeitar, as toalhas servem para ocultar meias feias ou duradas, desgaste do móvel, pessoas mal sentadas, pessoas que tiram os sapatos.
b) Se a mesa tiver tampo normal, pode ser retirada.
c) Quanto a cor das toalhas, deve-se observar a composição com a decoração do ambiente. Deve haver harmonia entre as peças, mas o recomendável é que sejam claras, principalmente brancas.

Guardanapos
Os eventos sociais e formais pedem requinte à mesa. Os guardanapos complementam a organização. Devem ser discretos. Podem ter o brazão da instituição, família, empresa, etc.

Cinzeiros
É comum a restrição hoje em dia do fumo em quase todos os recintos.
Se for utilizado algum espaço para fumantes devem ser providenciados os cinzeiros. Lembrando que em refeições eles não são colocados nas mesas, uma vez que não é um momento para fumar.

Flores
a) São permitidas, enfeitam, desde que com alguns critérios e moderação.
b) As flores não devem ser perfumadas demais. Pode haver alguém alérgico ou com algum problema respiratório que seja afetado com o cheiro forte.
c) Não se usa flor artificial em hipótese alguma.

Crachás
São muitos importantes, especialmente em eventos acadêmicos. Cuidado para o tamanho dos crachás. Eles não devem se tornar “letreiros” no peito das pessoas. O uso do crachá aproxima as pessoas e não se prestam a ser propaganda de empresas ou pessoas.

Prismas
São importantes para a identificação dos convidados. Não é preciso colocar o título da pessoa.
A identificação dos prismas deve ser feita nas duas faces (para dentro e para o público)
Quanto ao cargo, função e denominação da organização, utilizá-los assim:
a) Da mesma organização: nome e o cargo.
b) De organizações diferentes: nome e o da organização
c) De países diferentes: o nome e o país correspondente.
Nos eventos sociais os prismas servem para determinar lugares em refeições.

Cartão de braço
É um cartão que é entregue ao convidado na recepção do evento, contendo o mapa do salão e indicando o local exato de sua mesa.

Banners e faixas
Utilizados para transmitir a mesnagem institucional e promocional do acontecimento e da organização. São colocados em locais estratégicos e de fácil visualização, desde que não desviem a atenção dos participantes. Cuidado para que esse uso não polua o ambiente pelo excesso.

ATRASO DE AUTORIDADES

Qualquer atraso prejudica a imagem do evento. É sempre associado à desorganização.
Nos eventos estilo plenário, se o atraso ocorrer, e sendo autoridade de primeiro escalão, o evento não começará, e o anfitrião e os convidados aguardarão sua chegada.
Se o atraso for de um dos integrantes da Mesa Diretora ou personalidade, o protocolo recomenda que a solenidade comece após espera de, no máximo, 30 minutos. Se a autoridade chegar ocupa uma outra posição na mesa, que não a prevista anteriormente.
Caso o evento esteja mais próximo do final, o retardatário será anunciado e ocupará as primeiras fileiras do plenário. Se for em um banquete, ele ocupará uma outra mesa, que não a principal. Na mesa do anfitrião não pode ficar lugar vazio.
Existem duas alternativas para contornar jutno ao público o atraso no começo de um evento: exibição de produção audiovisual (desde que não longa) ou o falso coquetel.
Se o atraso for do convidado especial ou de pessoa de status que comporá a mesa, não se tendo notícia da razão do atraso, pode ser iniciada a solenidade. Caso essa pessoa chegue, deve ser chamada à mesa, não mais ocupando o lugar que antes estava previsto pela precedência, recebendo a cadeira que foi retirada quando da composição de mesa.
Se não quiser tirar a cadeira, existe o recurso de usar a figura pour fair a dancer (expressão francesa que indica que a pessoa está substituindo alguém e que deverá se retirar quando a titular chegar). Essas pessoas substitutas estão cientes do seu papel, evitando constrangimento. Esse ato não é anunciado.
Se o evento já estiver bem adiantado a autoridade é levada para posição de destaque na platéia e sua chegada anunciada pelo mestre de cerimônias.
Deve-se avaliar bem se é necessário justificar o atraso junto ao público.
Um observação importante é que ninguém substitui outra pessoa por escolha na hora. Ou está representando ou não há substituição. neste caso há ausência.
Se o evento tiver que ser cancelado, o mestre de cerimônias comunica o fato, dá as orientações sobre providências gerais e sai do palco imediatamente. Ele não responde a perguntas, não tenta justificar ou dar detalhes. Comunica e sai.

ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

A organização de uma solenidade passa por diferentes etapas e envolve muitas pessoas. É preciso definir o público, o local, o númeo de pessoas e autoridades, confeccionar e distribuir convites, cuidar de todas as etapas como decoração, som, símbolos, iluminação, etc.
O pessoal de apoio tem que saber extamente como agir. Um bom roteiro ajuda e, acima de tudo, a observação do que determina o protocolo.
“Por meio de um evento, que consiste em um acontecimento, tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse para a organização que o realiza. A atração exercida por esse tipo de atividade, quando bem organizada, torna-se eficiente forma de elevar, manter ou recuperar conceitos. É um momento em que a organização fica exposta aos seus diversos públicos, daí a necessidade de se realizar um trabalho profissional competente, a fim de evitar divulgação negativa.” Cláudia Cesca – Organização de Eventos – Sumus, São Paulo, 1997,p.10.
Inegavelmente, pode-se afirmar que poucos momentos emocionam mais uma pessoa do que as cerimônias protocolares e cívicas. Elas instigam a criatividade, porque quanto mais bem planejadas, organizadas, mais elas marcam, mais permanecem na memória dos que vivenciaram o fato.

TIPOS DE EVENTO

“A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece ao vivo e, qualquer falha, comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado e do seu organizador” (Cláudia Cesca, 1977, p.41).

Livro:
Eventos: a importância para o Turismo do Terceiro Milênio. Miguel Bahl
(organizador). São Paulo. Rocca. 2002
Resumo do Capítulo 6- Teoria dos Eventos Turísticos
Leandro Antônio de Lemos

O texto analise os eventos turísticos, seus valores e aponta quatro processos: agregação, transformação, chancelamento e valorização. Acrescenta ferramentas de avaliação dos eventos e do turismo que, por partirem de uma base teórica diferenciada, chegam a resultados mais profundos e socialmente mais amplos.

“O evento não pode, apesar do nome, ser um fenômeno isolado dentro do processo turístico; é preciso uma política de eventos inserida no planejamento turístico das cidades. Qual o sentido? Agregar valor. Órgãos governamentais e empresas de eventos precisam trabalhar juntos e integrados em um planejamento estratégico, para que a sociedade prticipe e se beneficie dos resultados sociais e econômicos, não sendo mera imagem ou vitrine artificial montada e desmontada para a experimentação do fenômeno em si. A política de eventos deve mobilizar os valores sociais autênticos da localidade, a fim de que não só o evento em si, mas o processo turístico de agregação de valor, sejam sustentáveis e permanentes.” p52

“O valor gerado pelo sistema turístico deve ser e representar um conjunto de relações sociais dos seres humanos com sua história, sua cultura e seu ambiente natural e arquitetônico, capaz de gerar um sistema organizado que consiga agregar um conjunto de bens e serviços de informação, deslocamento, estada, alimentação, entretenimento, eventos, fatores socioculturais, climáticos e geográficos e os elementos das infraestruturas geral e
específica que tenham força de atração capaz de mobilizar o deslocamento (da e retorno) e a permanência de pessoas de outras localidades.”p.53 e 54.

Agregação, transformação, chancelamento e valorização são os processos que permitem avaliar a dimensão dessa teoria. E aqui é preciso pensar em sonhos, desejos e necessidades.

QUESTÕES DE CERIMONIAL

1- Você foi contratado para realizar a cerimônia de inauguração das Lojas Renner, no Shopping Independência. O presidente da empresa quer que, na solenidade, sejam colocadas as bandeiras do Brasil, Minas Gerais, Juiz de Fora, da empresa e do Rio Grande do Sul (sede da empresa). Qual a distribuição das bandeiras?

2- Nesta mesma solenidade serão executados todos os hinos referentes às bandeiras acima relacionadas. Qual a ordem de execução?

3- Na hora de colocar a disposição das bandeiras você se lembra que Juiz de Fora, por decreto do prefeito, está de luta oficial por três dias em função da morte de um vereador. Qual providência você toma em relação as bandeiras?

4- Você está na chefia de inauguração de uma nova casa noturna da cidade: a VIP SHOW. Na solenidade de abertura, foi montado um palanque, onde ficarão as autoridades. Por medida de segurança, neste palanque, ficarão seis pessoas apenas. No entanto, você se depara com doze pessoas que se apresentam como autoridades. Quem você chama para o palanque?

a) Dona da Privilege (concorrente da VIP)

b) Superintendente da Funalfa

c) Vereador Chico Evangelista

d) Emerson Nogueira, cantor da região

e) Giovane Gávio (natural de JF e ex-campeão mundial de vôlei)

f) Assessor de Comunicação da Prefeitura de JF (representando do Prefeito)

g) Assessor de Comunicação da Câmara (Representando o Presidente da Câmara)

h) Pró-Reitor de Cultura da UFJF

i) Diretor de Marketing da Skol

j) Diretor do Independência Shopping

k) Diretor da Brik, agência de publicidade

l) Dono da Rádio Cidade

5- Qual a diferença entre cerimonial e protocolo?

6- Quais atos são considerados desrespeitosos na utilização da bandeira nacional?

7- Quais os cuidados que se deve ter com a equipe de recepcionistas?

8- Qual o ponto principal de uma solenidade de transmissão de cargo de reitor?

9- Na hora de compor a mesa de uma solenidade, o presidente da empresa diz que não está entendendo a razão da mulher dele não estar relacionada para compor a mesa, como você explica a ele?

10- Como se denomina o evento em que é usado um caminhão ou ônibus para a exposição de livros, obras, equipamentos ou serviços?

11- Se seu chefe dissesse a você que já ouviu falar num evento chamado Brunch, mas que não sabe o que é, o que você diria a ele?

12- Qual a importância da montagem da secretaria de um evento?

13- Você está apresentando um evento, como mestre de cerimônia, quando percebe que uma das recepcionistas passa mal e cai. O que você faz?

14- A Faculdade de Comunicação vai realizar no dia 12 de outubro, o encontro de ex-alunos e precisa de um patrocínio para a alimentação. Serão cerca de 300 jornalistas de todo o Brasil que formaram-se aqui que participarão, além dos atuais alunos. Diante disso, como você faria uma carta de pedido de patrocínio para um restaurante da cidade?

15- Durante uma solenidade, um dos convidados faz um discurso agressivo se referindo a uma outra autoridade. Essa, pede direito de resposta. Como você age, na condição de chefe de cerimonial?

FASES DO PLANEJAMENTO DE UM EVENTO

a) Idealização

b) Pré-Evento

c) Trans-evento

d) Pós-evento

O que se avala no projeto?

Interesse

Atividade da cidade

Infra-estrutura da cidade

Acessibilidade

Meios de hospedagem e alimentação.

Segurança

Comunicação

Apresentação do projeto

Idealização

Identificar necessidades e oportunidades

Analisar o mercado

Definição inicial dos objetivos e resultados esperados

Coleta de dados dos participantes

Avaliação de possíveis patrocinadores e parceiros

Verificação da exiquibilidade econômica e técnica.

Estimativa de tempo e recursos necessários (humanos e materiais)

Levantamento dos pontos favoráveis e contrários ao evento.

Transevento

Toda atenção do mundo neste momento. É a hora mais arriscada, pois é quando pode surgir um imprevisto que pode manchar a imagem do evento. Por outro lado, é a hora que todos da organização costumam relaxar, com a falsa ideia de que começou, “agora vai”. Todos da equipe devem saber de todo o planejamento do evento e, assim, perceberem facilmente que algo aconteceu ou está acontecendo e possam intervir com eficiência.

Pós-evento

O que avaliar?

Pontos fortes e fracos do evento

Conteúdo – no caso de eventos técnico-científicos

Avaliação dos serviços

Avaliar o cumprimento do cronograma

Comparar desempenhos

Avaliar retorno do investimento

Criar novas experiências para futuros eventos

Entender onde houve falha no planejamento ou execução

Ouvir todos os membros da equipe.