Registro do Evento

Demonstra capacidade de organização

Usado para promover o evento

Assegura a memória de eventos contínuo

Portfólio da empresa de eventos

Usado na avaliação

Tipos de Colaboradores

Remunerados- emprego de curto prazo; necessidade de seleção e contratação de funcionários; treinamento e descarte

Voluntários- recrutamento, controle de qualidade, treinamento e motivação.

Avaliação do pré-evento

Etapa da pesquisa e do planejamento, chamada estudo de viabilidade

Estabelece metas ou padrões para medir o sucesso.

Coleta de dados

Toda oportunidade deve ser utilizada.

Preenchimento de formulários

Dados via ingresso

Em caso de entrada franca – estimativas de organizações especializadas.

O processo de planejamento do evento

1- Conceito ou intenção do departamento de eventos fazer a oferta.

2- Estudo da viabilidade – relação custo-benefício do evento; recursos requeridos pelo evento.

3- Decisão de prosseguir ou parar.

4- Planejamento e implementação- análise situacional; fixação do objetivo; avaliação e escolha de estratégia; desenvolvimento de planos operacionais em áreas como financiamento, RH, MKT, organização

5- O evento- refinamento e resolução de problemas

6- Finalização

7- Avaliação e feedback

O processo de planejamento estratégico para eventos

Propósito/Missão/Visão

Estabelecimentos de metas e objetivos

Análise da situação

Identificação de estratégias alternativas

Avaliação e seleção de estratégia

Desenvolvimento de planos operacionais e seus sistemas de controle correspondentes

Avaliação do evento e feedback

A captação

Pode ocorrer durante o evento da categoria antecede aquele que se pretende captar.

Ocorre da mesma forma independente do tipo de evento.

Em eventos mundiais, a antecedência costuma ser de, no mínimo, três anos. Em eventos panamericanos e latino americanos, a antecedência é menor.

Em alguns casos, a equipe do conventinos vistores bureau acompanha a captação.

Uso de recursos audiovisuais são fundamentais na apresentação aos parceiros,

A apresentação exige muito empenho e esforço dos envolvidos na captação. Caso ocorra a perda de captação para a data pretendida. é recomendável manter a candidatura para a próxima data em aberto.

Pós captação

Após captação do evento, conventions e entidade nacional informam a prestadores de serviço interessados em patrocinar o evento sobre o sucesso na captação.

A partir daí a organização do evento e entidade promotora contrata a empresa organizadora de eventos.